Повышение сотрудника — это не только признание его профессиональных результатов, но и расширение полномочий. Вместе с новой должностью человек может получить доступ к финансовой информации, клиентским базам, коммерческой тайне, внутренним системам и процессам, которые раньше находились вне зоны его ответственности.
Поэтому перед назначением на руководящую или материально ответственную должность компании стоит оценить, насколько сотрудник готов к новому уровню ответственности и нет ли обстоятельств, которые могут создать дополнительные риски для бизнеса.
При этом такая проверка отличается от проверки кандидата при трудоустройстве. Сотрудник уже работает в компании, и у службы безопасности есть возможность анализировать не только сведения из открытых источников, но и фактическую историю его работы.
Почему перед повышением нужна дополнительная проверка
При приеме на работу компания оценивает человека исходя из предполагаемой должности и набора обязанностей. Но спустя некоторое время ситуация может измениться.
Сотрудник может перейти из рядовой позиции в руководители, получить право самостоятельно принимать решения, согласовывать расходы, выбирать поставщиков или распоряжаться корпоративными ресурсами.
Одновременно меняется и цена возможной ошибки.
Например, менеджер по закупкам может работать с ограниченным кругом задач, а после повышения получить возможность самостоятельно выбирать поставщиков и согласовывать условия договоров. Если при этом у него существует нераскрытый конфликт интересов, последствия могут быть значительно серьезнее, чем на прежней должности.
Поэтому повышение — подходящий момент, чтобы еще раз оценить риски и определить, какие дополнительные меры контроля необходимы.
Такой подход логично продолжает практику регулярной проверки уже работающего персонала. Подробнее о том, зачем службе безопасности контролировать действующих сотрудников, мы рассказывали в материале «Зачем службе безопасности проверять действующих сотрудников».
В каких случаях стоит проверить сотрудника перед повышением
Проверка особенно актуальна, если новая должность предполагает существенное расширение полномочий.
В частности, внимание службы безопасности может потребоваться при назначении сотрудника:
- на руководящую должность;
- на должность, связанную с управлением финансами;
- на материально ответственную позицию;
- в подразделение закупок;
- на должность, связанную с выбором или проверкой контрагентов;
- на работу с коммерческой тайной;
- к управлению клиентской базой;
- с доступом к критически важным информационным системам;
- с правом согласовывать договоры, платежи и другие значимые операции.
Не во всех случаях необходима одинаково глубокая проверка. Ее объем разумно определять исходя из того, какие новые возможности и доступы получит сотрудник после повышения.
Что проверять перед назначением на новую должность
Главное преимущество проверки действующего сотрудника заключается в том, что компания уже имеет историю его работы.
Можно оценить не только формальные сведения, но и то, как человек вел себя в реальных рабочих ситуациях.
Результаты работы
В первую очередь стоит проанализировать профессиональные результаты сотрудника:
- выполнение поставленных задач;
- соблюдение сроков;
- качество работы;
- отношение к внутренним правилам;
- количество и характер нарушений;
- способность самостоятельно принимать решения;
- взаимодействие с коллегами и руководителями.
При этом важно учитывать специфику должности. Хорошие результаты в одной сфере сами по себе не означают, что сотрудник готов к работе с совершенно другим уровнем ответственности.
Соблюдение внутренних процедур
Отдельное внимание стоит обратить на то, насколько сотрудник соблюдал установленные в компании правила.
Например, настораживающими обстоятельствами могут быть систематический обход согласований, попытки получить доступ к информации без необходимости, проведение операций в обход установленного порядка или регулярное игнорирование требований внутреннего контроля.
Один эпизод не обязательно свидетельствует о серьезной проблеме. Значение имеет совокупность обстоятельств, их повторяемость и характер.
Возможный конфликт интересов
При повышении особенно важно выяснить, не возникнет ли у сотрудника ситуации, когда его личные интересы могут пересекаться с интересами компании.
Например, новый руководитель получает возможность выбирать подрядчиков, а среди потенциальных исполнителей оказывается компания, связанная с его родственником или деловым партнером.
В подобных случаях важно не только обнаружить связь, но и установить, была ли она раскрыта сотрудником и может ли она повлиять на принимаемые решения.
Подробнее о выявлении и оценке таких ситуаций — в статье «Как выявить конфликт интересов при найме и работе персонала».
Связи с контрагентами
Если новая должность связана с закупками, продажами, финансами или управлением подрядчиками, стоит обратить внимание на взаимодействие сотрудника с конкретными компаниями.
Особенно важно выяснить, нет ли устойчивого интереса к определенному поставщику или подрядчику и существуют ли объективные основания для такого выбора.
Если после повышения сотрудник получает возможность самостоятельно влиять на отношения с контрагентами, подобная проверка становится частью общей системы экономической безопасности.
Новая должность — новые доступы и полномочия
При проверке важно оценивать не только самого сотрудника, но и то, что именно изменится после его назначения.
Например, после повышения человек может получить:
- доступ к финансовым документам;
- право согласовывать платежи;
- доступ к клиентским базам;
- возможность заключать или согласовывать договоры;
- право выбирать поставщиков;
- доступ к коммерческой тайне;
- возможность распоряжаться имуществом;
- расширенные права в корпоративных информационных системах;
- полномочия руководителя по отношению к другим сотрудникам.
Чем больше полномочий получает человек, тем выше потенциальный ущерб от злоупотребления ими.
Поэтому проверка должна отвечать на конкретный вопрос: какие риски появляются у компании после назначения этого сотрудника на новую должность?
Такой подход позволяет не превращать проверку в формальную процедуру, а использовать ее как инструмент управления рисками.
Какие признаки должны насторожить службу безопасности
При анализе сотрудника стоит обращать внимание на обстоятельства, которые требуют дополнительной проверки.
Например:
- сотрудник регулярно пытается получить доступ к информации, которая не относится к его обязанностям;
- обходит установленные процедуры согласования;
- демонстрирует повышенный интерес к определенным финансовым операциям;
- стремится контролировать отдельный процесс без очевидной производственной необходимости;
- имеет нераскрытые связи с контрагентами;
- неоднократно нарушает внутренние правила;
- препятствует проведению проверок или контролю;
- скрывает информацию, которая имеет значение для принимаемых решений.
Важно не делать выводы только на основании одного признака. Любое обстоятельство необходимо рассматривать в контексте должности, рабочих задач и конкретной ситуации.
Задача службы безопасности — не искать повод отказать сотруднику в повышении, а выявить факторы риска и предоставить руководству объективную информацию для принятия кадрового решения.
Как должна проходить проверка сотрудника перед повышением
Оптимально выстраивать процедуру поэтапно.
- Определить новую должность и полномочия.
Сначала необходимо понять, что именно изменится после повышения: какие решения сможет принимать сотрудник, к каким данным получит доступ и какие процессы будет контролировать.
- Определить основные риски.
Для финансовой должности ключевыми могут быть финансовые нарушения и конфликт интересов. Для руководителя отдела продаж — работа с клиентской базой и коммерческой информацией. Для сотрудника, отвечающего за закупки, — риски при выборе поставщиков и подрядчиков.
- Проанализировать историю работы сотрудника.
Изучаются результаты работы, нарушения внутренних правил, спорные ситуации, предыдущие служебные проверки и другие обстоятельства, которые могут иметь значение для новой должности.
- Проверить возможный конфликт интересов.
Если сотрудник будет работать с контрагентами, закупками или финансовыми решениями, необходимо установить наличие потенциально значимых связей.
- Оценить необходимость дополнительной проверки.
В зависимости от характера должности может потребоваться более глубокий анализ отдельных обстоятельств.
- Подготовить результаты.
Итог проверки должен содержать не только выявленные риски, но и фактические сведения, на которых они основаны.
- Определить меры контроля.
Даже если сотрудник назначается на должность, компании может потребоваться разграничить полномочия, ограничить отдельные доступы или предусмотреть дополнительный контроль.
Нужно ли проверять каждого сотрудника перед повышением
Проводить одинаковую проверку для всех сотрудников необязательно.
Например, повышение специалиста, который получает больше профессиональных задач, но практически не меняет уровень доступа к корпоративным ресурсам, отличается от назначения человека руководителем крупного подразделения.
Во втором случае сотрудник может получить возможность:
- влиять на кадровые решения;
- распоряжаться бюджетом;
- выбирать подрядчиков;
- получать доступ к конфиденциальной информации;
- контролировать значительную часть бизнес-процессов.
Поэтому глубина проверки должна соответствовать уровню потенциального риска.
Такой принцип позволяет компании не создавать избыточные процедуры там, где они не нужны, и одновременно уделять больше внимания должностям, связанным с существенными финансовыми, информационными или управленческими полномочиями.
Что делать после повышения
Проверка перед назначением не отменяет последующий контроль.
После повышения сотруднику необходимо предоставить только те доступы, которые действительно нужны для выполнения его новых обязанностей. Желательно разделять полномочия так, чтобы критически важные операции не зависели от одного человека.
Также имеет смысл периодически анализировать:
- действия с финансовыми ресурсами;
- работу с контрагентами;
- использование корпоративных информационных систем;
- доступ к конфиденциальным данным;
- соблюдение внутренних регламентов;
- возможные изменения в связях и обстоятельствах, имеющих значение для компании.
Такой подход особенно важен для руководителей и сотрудников, которые получают значительный объем полномочий.
Проверка перед повышением как часть корпоративной безопасности
Повышение сотрудника — это не просто кадровое решение. В ряде случаев оно одновременно означает изменение уровня риска для компании.
Человек, который вчера имел доступ только к отдельному участку работы, завтра может получить возможность влиять на закупки, финансы, персонал, контрагентов или конфиденциальную информацию.
Поэтому перед назначением на должность с повышенным уровнем ответственности стоит оценить не только профессиональные качества сотрудника, но и возможные экономические, кадровые и информационные риски.
При этом проверка должна быть соразмерной будущим полномочиям и основываться на конкретных фактах, а не на предположениях.
Как СБ 365 помогает оценить риски перед повышением
СБ 365 проводит проверки сотрудников перед назначением на должности с расширенными полномочиями. Специалисты анализируют рабочую историю, возможные конфликты интересов, связи с контрагентами и другие обстоятельства, которые могут иметь значение для безопасности компании.
По итогам проверки руководство получает структурированную информацию о выявленных факторах риска и может определить дополнительные меры контроля перед предоставлением сотруднику новых полномочий.