Коррупционные риски существуют не только в государственных структурах. В коммерческой компании они тоже могут возникать там, где сотрудники получают возможность влиять на закупки, выбирать подрядчиков, согласовывать платежи, распределять ресурсы или принимать решения в интересах отдельных контрагентов.
При этом далеко не всегда речь идет о прямой взятке. Риск может проявляться гораздо менее очевидно: через завышенную стоимость договора, выбор связанной компании, необоснованные преимущества для конкретного поставщика, подарки, личную заинтересованность сотрудника или обход внутренних процедур.
Для бизнеса проблема заключается в том, что такие ситуации способны приводить не только к прямым финансовым потерям. Они могут создавать конфликт интересов, ухудшать условия договоров, повышать зависимость от отдельных поставщиков и постепенно разрушать систему внутреннего контроля.
Что такое коррупционные риски в компании
Под коррупционным риском в бизнесе можно понимать ситуацию, при которой полномочия сотрудника или особенности определенного бизнес-процесса создают возможность использовать служебное положение в личных интересах либо в интересах связанного с сотрудником лица.
Например, сотрудник отвечает за выбор подрядчика и одновременно имеет личную заинтересованность в том, чтобы договор получила конкретная компания.
Сам по себе такой факт еще не доказывает нарушение. Но он является основанием для дополнительной проверки и оценки обстоятельств.
Для организаций в России профилактика коррупции может включать меры по предупреждению и урегулированию конфликта интересов. В рекомендациях Минтруда отдельно рассматривается выявление личной заинтересованности работников при закупках.
Поэтому задача службы безопасности заключается не только в поиске уже совершенных нарушений. Важнее обнаружить условия, при которых подобное нарушение может произойти.
Где чаще всего возникают коррупционные риски
В первую очередь внимание стоит уделять процессам, где сотрудник одновременно обладает полномочиями и может влиять на распределение денег, ресурсов или выгод.
На практике это могут быть:
- закупки товаров и услуг;
- выбор поставщиков и подрядчиков;
- заключение договоров;
- согласование счетов и платежей;
- приемка работ;
- управление скидками и бонусами;
- подбор посредников;
- распределение заказов между подрядчиками;
- кадровые решения;
- распоряжение имуществом компании;
- работа с коммерческой тайной;
- взаимодействие с представителями контролирующих органов.
Особенно внимательно стоит анализировать процессы, где один сотрудник получает возможность одновременно инициировать операцию, выбирать исполнителя и контролировать результат.
Чем больше функций сосредоточено в одних руках, тем сложнее компании независимо проверить принятое решение.
Какие признаки должны насторожить службу безопасности
Коррупционное нарушение редко начинается с очевидного факта передачи денег. На ранней стадии могут появляться косвенные признаки, которые сами по себе ничего не доказывают, но требуют внимания.
Например:
Необъяснимая привязанность к одному контрагенту.
Сотрудник регулярно предлагает работать с определенной компанией, даже когда существуют сопоставимые альтернативы.
Обход стандартной процедуры.
Для конкретного поставщика создаются исключения: сокращаются сроки согласования, меняются требования или пропускаются отдельные этапы проверки.
Необычные условия сделки.
Компания получает условия, которые сложно объяснить обычной коммерческой логикой, либо, наоборот, соглашается на явно невыгодные условия без достаточного обоснования.
Избыточная заинтересованность сотрудника.
Работник активно вмешивается в процесс, который формально не входит в его обязанности, или стремится сохранить за собой контроль над определенным контрагентом.
Связи с поставщиками.
Выясняется, что сотрудник, его родственники или связанные с ним лица имеют отношение к компании-подрядчику.
Систематическое нарушение внутренних правил.
Сотрудник регулярно находит способы обходить установленные процедуры и объясняет это необходимостью «ускорить работу».
Важно: наличие одного из таких признаков не означает автоматически, что сотрудник совершил коррупционное нарушение. Это повод проверить ситуацию, сопоставить документы и фактические обстоятельства.
Коррупционные риски в закупках
Закупки относятся к процессам, где риски особенно заметны: сотрудник может влиять на выбор поставщика, условия договора, объем заказа и приемку результата.
Для государственных и ряда регулируемых закупок существуют специальные требования и методические рекомендации по выявлению личной заинтересованности и конфликтов интересов. Минтруд, например, рекомендует анализировать внутренние и внешние источники информации, результаты предыдущих проверок и сведения о возможных нарушениях.
В коммерческой компании подход может быть адаптирован под ее собственные процессы.
Стоит проверить:
- кто инициировал закупку;
- кто формировал требования к товару или услуге;
- кто выбирал потенциальных поставщиков;
- сколько предложений реально рассматривалось;
- почему был выбран конкретный подрядчик;
- кто согласовывал цену;
- кто принимал результат работы;
- были ли исключения из стандартного порядка;
- менялись ли условия договора после выбора поставщика.
Особое внимание стоит уделить ситуациям, когда требования к закупке составлены таким образом, что им фактически соответствует только один поставщик.
Еще один сигнал для проверки — отсутствие понятного экономического обоснования цены при наличии сопоставимых предложений на рынке.
Поэтому проверка должна начинаться еще до заключения договора: важно оценить не только коммерческое предложение, но и самого поставщика, его деловую историю и возможности выполнить обязательства. Пошаговый подход разобран в статье «Как проверить нового поставщика перед заключением контракта».
Конфликт интересов и аффилированные подрядчики
Один из наиболее сложных рисков связан с ситуацией, когда сотрудник компании принимает решения в отношении организации, с которой у него существуют личные или деловые связи.
Например, руководитель отдела закупок предлагает заключить договор с определенным подрядчиком. Позже выясняется, что среди владельцев или руководителей этой компании есть знакомый сотрудника либо другое связанное с ним лицо.
Здесь важно установить не только сам факт связи, но и ее значение для конкретного решения.
Следует выяснить:
- участвовал ли сотрудник в выборе подрядчика;
- мог ли он повлиять на условия договора;
- сообщал ли он о существующей связи;
- были ли альтернативные предложения;
- насколько условия договора соответствуют рыночным;
- получал ли сотрудник или связанное с ним лицо какую-либо выгоду.
Отдельно проверить стоит и саму компанию-контрагента: наличие скрытых связей между ее владельцами, руководителями и представителями заказчика может существенно менять оценку сделки. Подробнее о такой проверке — в статье «Проверка партнера на аффилированность: зачем и как это сделать».
Проверка связей между сотрудниками и контрагентами является одним из инструментов выявления потенциального конфликта интересов. В рекомендациях по закупкам также отдельно рассматривается выявление личной заинтересованности работников.
При этом сама по себе связь с контрагентом еще не доказывает злоупотребление. Значение имеет то, как она пересекается с должностными полномочиями и конкретными решениями.
Подарки, вознаграждения и неформальная мотивация
Отдельная зона риска — подарки, скидки, приглашения на мероприятия, услуги и другие формы неформального поощрения сотрудников.
Особенно внимательно стоит относиться к ситуациям, когда такие предложения получают работники, способные влиять на закупки, заключение договоров или распределение заказов.
Например, поставщик может предлагать сотруднику компании личную скидку, оплачивать поездку или регулярно предоставлять дорогостоящие подарки. Даже если сотрудник не получает деньги напрямую, подобная ситуация может повлиять на объективность принимаемых решений.
Поэтому компании важно заранее определить правила взаимодействия сотрудников с контрагентами: какие подарки допустимы, что необходимо декларировать, в каких случаях требуется согласование и когда сотрудник должен отказаться от участия в принятии решения.
При оценке коррупционных рисков также рекомендуется учитывать характер и масштаб операций, а повышенное внимание уделять отношениям с посредниками, бонусам, подаркам и другим формам вознаграждения.
Как проверить процесс, а не только сотрудника
Одна из распространенных ошибок — искать проблему только в конкретном работнике.
Но коррупционный риск может возникнуть из-за самого устройства бизнес-процесса.
Например, если один человек:
- выбирает поставщика;
- согласовывает стоимость;
- подписывает документы;
- принимает результат;
- передает информацию в бухгалтерию,
то компания фактически не получает независимой проверки его решений.
Поэтому при проверке необходимо анализировать не только действия конкретного сотрудника, но и распределение полномочий.
Полезно задать несколько вопросов:
Кто принимает решение?
Кто его согласовывает?
Кто проверяет контрагента?
Кто контролирует цену?
Кто принимает результат?
Может ли один человек обойти установленную процедуру?
Если критически важные этапы сосредоточены у одного сотрудника, это уже самостоятельный организационный риск.
Как оценить коррупционные риски при аудите бизнес-процессов
Для системной оценки можно составить карту рисков по основным процессам компании.
Например:
| Процесс | Возможный риск | Что проверить |
| Закупки | Выбор связанного поставщика | Связи, альтернативные предложения, условия договора |
| Договорная работа | Необоснованные преимущества | Условия договоров и порядок согласования |
| Платежи | Необоснованное перечисление средств | Основания платежа и цепочку согласований |
| Приемка | Подтверждение некачественных или невыполненных работ | Документы и фактический результат |
| Продажи | Необоснованные скидки | Основания предоставления скидок |
| Кадры | Личная заинтересованность | Связи и полномочия сотрудников |
| Посредники | Скрытые вознаграждения | Стоимость услуг, структура сделки, условия оплаты |
Более подробно о таком подходе — в статье «Аудит бизнес-процессов: как найти скрытые потери до того, как они станут убытками», где разобрано, как оценивать не отдельные действия сотрудников, а весь процесс целиком.
Такой анализ позволяет увидеть, где именно компания наиболее уязвима.
При этом оценка должна учитывать не только вероятность нарушения, но и потенциальный ущерб: чем серьезнее последствия, тем больше внимания стоит уделять соответствующему процессу.
Как снизить коррупционные риски
После выявления проблем недостаточно просто зафиксировать их. Необходимо изменить условия, которые позволяют риску возникать.
Разделять полномочия
По возможности разные этапы операции должны контролироваться разными сотрудниками. Например, инициатор закупки не должен единолично выбирать поставщика и принимать выполненную работу.
Формализовать правила
В компании должны быть понятные требования к выбору поставщиков, согласованию договоров, подаркам, конфликту интересов и раскрытию личной заинтересованности.
Проверять контрагентов
Проверка должна учитывать не только регистрацию компании и наличие задолженности, но и ее владельцев, руководителей, связи, деловую историю и соответствие заявленным возможностям.
Контролировать исключения
Особое внимание стоит уделять операциям, которые проходят вне стандартной процедуры.
Именно исключение иногда становится способом обойти внутренний контроль.
Периодически пересматривать риски
Система, которая работала несколько лет назад, не обязательно остается эффективной после роста бизнеса, изменения структуры компании или появления новых поставщиков и посредников.
Поэтому карту рисков стоит периодически пересматривать.
Когда компании нужна дополнительная проверка
Повышенное внимание может потребоваться, если одновременно появляются несколько признаков:
- сотрудник получает новые полномочия;
- меняется круг его контрагентов;
- увеличивается объем финансовых операций;
- появляется исключение из стандартной процедуры;
- стоимость закупок существенно отклоняется от рыночной;
- обнаруживаются связи сотрудника с подрядчиком;
- возникают жалобы на непрозрачность принятия решений;
- документы не позволяют объяснить, почему было принято конкретное решение.
В такой ситуации обычной проверки документов может быть недостаточно.
Службе безопасности может потребоваться сопоставить информацию из разных источников, изучить историю операций, проверить связи участников сделки и восстановить последовательность принятия решения.
Что делать, если коррупционный риск уже выявлен
Не стоит сразу делать вывод о виновности конкретного сотрудника.
Сначала необходимо зафиксировать обстоятельства и определить, какие факты подтверждены документально.
Далее можно:
- ограничить возможность дальнейшего принятия спорных решений;
- сохранить документы и сведения, относящиеся к ситуации;
- проверить связанные сделки;
- установить участников процесса;
- сопоставить цены и условия с рыночными;
- проверить связи сотрудников и контрагентов;
- определить размер возможного ущерба;
- при необходимости провести внутреннее расследование.
Если проверка показывает, что речь может идти уже о конкретном нарушении или злоупотреблении, следующим этапом может стать внутреннее расследование. О его задачах и порядке проведения подробно рассказываем в статье «Внутреннее расследование в компании: когда необходимо и как проводится».
Если проверка показывает, что проблема связана не с единичным действием сотрудника, а с недостатками процесса, необходимо менять саму систему контроля.
Профилактика важнее поиска уже совершенных нарушений
Эффективная система безопасности должна работать до того, как компания понесет финансовые потери.
Для этого необходимо понимать, где возникают потенциальные коррупционные риски, кто обладает соответствующими полномочиями и какие операции требуют дополнительного контроля.
Особенно важно не ограничиваться формальными правилами. Если регламент существует только на бумаге, но сотрудники регулярно обходят его при необходимости, он практически не снижает риск.
Поэтому профилактика должна включать сочетание нескольких инструментов: понятные внутренние правила, разделение полномочий, проверку контрагентов, контроль операций, раскрытие конфликтов интересов и периодический аудит бизнес-процессов.
Как СБ 365 помогает выявлять коррупционные риски
СБ 365 помогает компаниям выявлять потенциальные риски в тех процессах, где сотрудники получают возможность влиять на финансовые и коммерческие решения.
Проверка может включать анализ бизнес-процессов, действий сотрудников, контрагентов, взаимосвязей и документов, относящихся к конкретной операции.
Главная задача такой работы — не искать формальные нарушения ради самих нарушений, а определить, где компания может терять деньги или контроль из-за недостатков внутренних процессов и личной заинтересованности участников.
Чем раньше обнаружена уязвимость, тем проще изменить процедуру, перераспределить полномочия и установить дополнительные меры контроля до того, как риск превратится в реальные потери.