Отдел закупок напрямую влияет на расходы компании, отношения с поставщиками и эффективность использования ресурсов. Через него проходят договоры, коммерческие предложения, согласования цен, выбор подрядчиков и приемка товаров или услуг. Поэтому даже небольшие нарушения в закупочном процессе со временем могут привести к существенным финансовым потерям.
При этом проблема не всегда связана с намеренным хищением или коррупцией. Компания может переплачивать из-за неэффективной организации закупок, отсутствия контроля, чрезмерных полномочий отдельных сотрудников или зависимости от одного поставщика.
Более серьезные риски возникают, когда сотрудник использует служебные полномочия в личных интересах, скрывает связь с контрагентом, создает преимущества определенному поставщику или намеренно обходит внутренние правила.
Поэтому проверять стоит не только отдельных сотрудников отдела закупок, но и сам процесс: от возникновения потребности до оплаты и приемки результата.
Почему отдел закупок требует отдельного контроля
Закупочная деятельность сочетает сразу несколько факторов риска.
Сотрудники отдела могут распоряжаться значительными бюджетами, взаимодействовать с большим количеством поставщиков и влиять на условия договоров. При этом руководству компании не всегда легко самостоятельно оценить, насколько обоснован выбор конкретного поставщика или цена закупки.
Например, специалист может объяснить выбор подрядчика тем, что:
- только у него есть необходимый товар;
- он предлагает наиболее выгодные условия;
- другие компании не соответствуют требованиям;
- поставщик уже давно работает с организацией;
- срочная закупка не позволяла провести полноценное сравнение предложений.
Каждая из этих причин может быть вполне объективной. Но если компания не проверяет их документально, оценить обоснованность решения становится сложно.
Дополнительная проблема возникает, когда один сотрудник контролирует сразу несколько этапов закупки: формирует требования, выбирает поставщика, согласовывает цену и затем участвует в приемке.
В таком случае даже добросовестный процесс становится недостаточно прозрачным, а при недобросовестных действиях обнаружить нарушение значительно сложнее.
Поэтому задача службы безопасности заключается не в постоянном вмешательстве в работу закупочного отдела, а в том, чтобы выявлять уязвимые места и проверять операции, которые связаны с повышенным риском.
Какие риски возникают в закупках
Риски в закупочной деятельности могут иметь разную природу. Они не всегда связаны непосредственно с сотрудниками.
Завышение стоимости
Компания приобретает товары или услуги по цене, которая существенно выше рыночной, хотя сопоставимые предложения доступны у других поставщиков.
Особенно опасны ситуации, когда цена объясняется сложной структурой поставки, дополнительными услугами или посредническими расходами, но подтвердить эти расходы документально невозможно.
Выбор связанного поставщика
Сотрудник принимает участие в выборе компании, с которой у него существуют личные, семейные или деловые связи.
Сам факт такой связи еще не доказывает нарушение. Но если сотрудник влияет на выбор контрагента и одновременно заинтересован в получении им договора, ситуацию необходимо дополнительно проверять.
Необоснованный посредник
Компания покупает товар не напрямую у производителя или официального поставщика, а через несколько посредников.
Иногда это объясняется логистикой, финансированием, наличием товара или особенностями рынка. Но если посредническая цепочка существенно увеличивает стоимость, необходимо понимать, какую реальную функцию выполняет каждый участник.
Фиктивные или частично фиктивные закупки
Документы могут подтверждать приобретение товара или услуги, которые фактически не были получены либо были предоставлены не в заявленном объеме.
Такой риск особенно актуален для услуг, консультационных работ, маркетинга, ремонта и других направлений, где результат сложно проверить исключительно по документам.
Дробление закупок
Крупная закупка может искусственно разделяться на несколько небольших договоров или заказов.
В результате отдельные операции формально соответствуют внутренним лимитам, но в совокупности представляют собой одну крупную закупку.
Сговор участников
В некоторых случаях несколько поставщиков могут формально конкурировать между собой, но фактически действовать согласованно.
Например, предложения могут отличаться незначительно, одни и те же компании регулярно выигрывают закупки по очереди, а условия коммерческих предложений оказываются подозрительно похожими.
Закупка ненужных ресурсов
Еще один риск — приобретение товаров или услуг, которые формально необходимы подразделению, но фактически используются в небольшом объеме либо вообще не используются.
При этом проблема может возникать не из-за хищения, а из-за слабого планирования и отсутствия контроля потребности.
Какие признаки должны насторожить службу безопасности
Одного универсального признака нарушения не существует. Обычно внимание привлекает сочетание нескольких обстоятельств.
Например, стоит проверить ситуацию, если:
- один и тот же поставщик получает значительную часть заказов;
- сотрудники регулярно предлагают работать только с определенной компанией;
- закупочные требования неожиданно меняются под конкретного поставщика;
- для отдельных контрагентов постоянно делаются исключения;
- коммерческие предложения других компаний систематически отклоняются по формальным причинам;
- стоимость одинаковых или сопоставимых товаров заметно меняется без очевидного объяснения;
- один поставщик регулярно получает срочные заказы;
- договоры с одним контрагентом постоянно продлеваются без сравнения альтернатив;
- закупки дробятся на небольшие партии;
- в документах есть несоответствия;
- фактический объем поставки отличается от указанного в документах;
- сотрудник сопротивляется передаче закупки на дополнительную проверку;
- появляется информация о личных или деловых связях сотрудника с поставщиком.
Важно учитывать контекст.
Например, постоянная работа с одним поставщиком сама по себе не является нарушением. Если он предлагает лучшую цену, обеспечивает стабильное качество и является единственным подходящим исполнителем, такое решение может быть экономически обоснованным.
Задача проверки — не найти подозрительный факт любой ценой, а установить, есть ли у принятого решения объективное объяснение и подтверждается ли оно документами и фактическими данными.
Как проверить выбор поставщика
Начинать проверку закупки стоит с восстановления последовательности принятия решения.
Необходимо установить:
- кто инициировал закупку;
- какая потребность была заявлена;
- кто формировал технические или коммерческие требования;
- какие поставщики рассматривались;
- сколько предложений было получено;
- почему был выбран конкретный вариант;
- кто согласовал цену;
- кто утвердил договор;
- кто контролировал исполнение;
- кто принял товар или услугу.
Такой порядок позволяет увидеть, на каком этапе мог возникнуть риск.
При этом проверять стоит не только процедуру выбора, но и самого контрагента: его финансовое состояние, судебную историю, деловую репутацию и способность выполнить обязательства. Пошаговый алгоритм такой проверки разобран в статье «Как проверить контрагента перед заключением договора: пошаговая инструкция для бизнеса».
Например, если в документах указано, что компания сравнивала пять поставщиков, но фактически четыре предложения появились уже после выбора победителя, это существенно меняет оценку процедуры.
Еще один важный момент — требования к закупке.
Иногда формально конкурентная процедура становится неконкурентной из-за слишком специфических требований. В результате им соответствует только одна компания.
Поэтому полезно проверить не только предложения поставщиков, но и само техническое задание или описание потребности.
Как проверить цены и условия закупок
Цена — один из наиболее важных показателей при проверке закупочного отдела.
Но простого сравнения двух цифр недостаточно.
Стоимость товара или услуги может зависеть от:
- объема;
- срока поставки;
- условий оплаты;
- доставки;
- гарантии;
- комплектации;
- дополнительных услуг;
- валюты договора;
- условий хранения;
- отсрочки платежа;
- таможенных расходов;
- региона поставки.
Поэтому сравнивать нужно сопоставимые предложения.
Например, если один поставщик предлагает товар за 1 млн рублей с доставкой, монтажом и гарантией, а другой — за 850 тыс. рублей без дополнительных услуг, разница в цене сама по себе не свидетельствует о переплате.
Более полезно определить полную стоимость закупки и сопоставить предложения по одинаковым параметрам.
При необходимости можно использовать несколько источников:
- коммерческие предложения других компаний;
- предыдущие договоры;
- цены аналогичных закупок;
- данные производителя;
- информацию о стоимости доставки;
- документы посредников;
- фактические условия поставки.
Особое внимание стоит уделять резким отклонениям от привычной стоимости.
Если компания несколько месяцев приобретала одинаковый товар по одной цене, а затем стоимость резко выросла при сохранении поставщика и условий договора, это повод выяснить причину изменения.
Как проверить посредников
Посредник не является проблемой сам по себе.
Во многих отраслях его участие необходимо: он может обеспечивать логистику, финансирование, хранение, импорт, поиск товара или другие услуги.
Но при наличии посреднической цепочки необходимо понимать, за что именно компания платит дополнительно.
Например:
Производитель → дистрибьютор → посредник → компания.
Если конечная стоимость существенно выше цены производителя, необходимо установить, какие расходы формируют разницу.
Можно проверить:
- стоимость товара у производителя;
- услуги каждого посредника;
- логистические расходы;
- таможенные платежи;
- стоимость финансирования;
- сроки оплаты;
- дополнительные услуги;
- размер наценки каждого участника.
При этом при работе с поставщиками и посредниками полезно учитывать и их финансовую дисциплину: наличие значимых штрафов, задолженностей и исполнительных производств может создавать дополнительные риски для сделки. Подробнее о такой проверке — в статье «Как проверить штрафы вашего контрагента».
Иногда после такого анализа выясняется, что значительная часть стоимости возникает не из-за объективных расходов, а просто из-за дополнительного звена в цепочке.
Для службы безопасности это особенно важно, если посредник появился по инициативе конкретного сотрудника или начал получать значительный объем заказов после назначения этого человека на должность.
Как выявить личную заинтересованность сотрудников закупок
При проверке сотрудника важно не ограничиваться его официальной должностью.
Необходимо оценить, есть ли у него связи с компаниями, которые получают выгоду от принимаемых решений.
Возможные направления проверки:
- участие сотрудника в деятельности других организаций;
- связи с руководителями и владельцами поставщиков;
- семейные или иные личные связи;
- совместные деловые проекты;
- совпадение контактных данных;
- общие представители;
- история взаимодействия с конкретными контрагентами.
Особенно важно сопоставить такую информацию с реальными действиями сотрудника.
Для этого может потребоваться отдельная проверка взаимосвязей между сотрудником и контрагентом. О том, как выявлять скрытые связи между компаниями и их представителями, подробнее рассказываем в статье «Проверка партнера на аффилированность: зачем и как это сделать».
Например, само знакомство менеджера с владельцем компании-поставщика еще ничего не говорит о нарушении.
Но если одновременно сотрудник:
- настоял на включении этого поставщика в список;
- участвовал в формировании требований;
- добился исключения из стандартной процедуры;
- согласовал его цену;
- обеспечил увеличение объема заказов,
то совокупность обстоятельств требует более подробного изучения.
Что проверить в документах и договорах
Документы позволяют восстановить формальную сторону закупочного процесса.
При проверке можно изучить:
- заявки на закупку;
- технические задания;
- коммерческие предложения;
- протоколы выбора;
- договоры;
- дополнительные соглашения;
- счета;
- акты;
- накладные;
- платежные документы;
- переписку по согласованию;
- документы о приемке.
Особое внимание стоит уделить изменениям, которые появились уже после выбора поставщика.
Например, первоначальный договор мог быть заключен на одних условиях, а затем через несколько дополнительных соглашений стоимость существенно увеличилась.
Это не обязательно означает нарушение. Изменения могут быть связаны с объективными обстоятельствами.
Но при значительном изменении суммы необходимо понимать:
что изменилось, почему это произошло и кто инициировал изменение.
Иногда именно дополнительные соглашения позволяют обнаружить проблему, которую не видно в первоначальном договоре.
Как сопоставить документы с фактическими поставками
Документальная проверка не всегда показывает реальное положение дел.
Компания может иметь полный комплект документов, но фактически получить другой объем товара или услуг.
Поэтому при необходимости следует сопоставлять:
- количество товара в документах и на складе;
- заявленные характеристики и фактические характеристики;
- объем выполненных работ и содержание актов;
- сроки поставки;
- данные бухгалтерии;
- складской учет;
- информацию подразделения-заказчика.
Для услуг задача сложнее.
Например, договор может предусматривать консультационные, маркетинговые или аналитические работы. В таком случае необходимо установить, какой именно результат должен быть получен и существует ли он в действительности.
Если в акте указано, что услуга выполнена полностью, но сотрудники подразделения не могут подтвердить ее получение или использование, это повод провести дополнительную проверку.
Почему обычной проверки документов может быть недостаточно
Формальный анализ позволяет установить, соответствует ли закупка внутреннему регламенту.
Но нарушение может быть организовано таким образом, чтобы документы внешне выглядели корректно.
Например:
- коммерческие предложения действительно собраны;
- договор подписан;
- счет оплачен;
- акт закрыт;
- товар формально принят.
При этом проблема может скрываться в самой организации процесса.
Поставщик мог быть выбран заранее, а остальные предложения использованы только для создания видимости конкуренции. Цена могла быть заранее согласована с учетом скрытой заинтересованности. Услуга могла быть выполнена частично, но акт подписан без полноценной проверки.
Поэтому при серьезных подозрениях важно изучать не только документы, но и фактическую последовательность событий.
Как проверить работу сотрудников отдела закупок
Отдельное направление — анализ действий самих сотрудников.
Здесь можно оценить:
- какие поставщики закреплены за конкретными менеджерами;
- как часто один сотрудник работает с определенными компаниями;
- кто инициирует закупки;
- кто чаще других запрашивает исключения;
- кто согласовывает нестандартные условия;
- какие поставщики получают заказы после изменения ответственного сотрудника;
- как менялись объемы закупок;
- были ли жалобы или служебные проверки;
- как сотрудник соблюдает внутренние процедуры.
Полезно анализировать данные за определенный период, а не отдельную сделку.
Например, одна закупка у конкретного поставщика может выглядеть совершенно нормально.
Но если за два года один сотрудник обеспечил этому поставщику 70% всех заказов отдела, при этом другие компании практически не рассматривались, картина уже требует более внимательного анализа.
Как проверить дробление закупок
Дробление может использоваться для обхода внутренних лимитов и процедур.
Предположим, внутренними правилами предусмотрено дополнительное согласование крупных закупок свыше 1 млн рублей.
Тогда несколько договоров по 900 тыс. рублей с одним и тем же поставщиком могут выглядеть как отдельные операции.
Но если они:
- заключены в короткий промежуток времени;
- касаются одного товара;
- относятся к одной потребности;
- инициированы одним сотрудником;
- оформлены с одним поставщиком,
их необходимо рассматривать в совокупности.
При проверке полезно анализировать не только сумму каждого договора, но и общий объем закупок у поставщика за определенный период.
Это позволяет увидеть закономерности, которые теряются при рассмотрении отдельных документов.
Как выявить необоснованные исключения
Внутренние правила нужны не для того, чтобы усложнять работу сотрудников, а чтобы сделать важные решения контролируемыми.
При этом исключения действительно могут быть необходимы.
Например, компании срочно потребовался товар, который нужно поставить в течение нескольких дней. Проведение полноценной конкурентной процедуры в такой ситуации может привести к простою.
Но исключение должно иметь понятное основание.
Поэтому при проверке стоит выяснить:
- кто инициировал исключение;
- почему стандартная процедура не применялась;
- кто его согласовал;
- существовала ли реальная срочность;
- повторялось ли подобное решение;
- какой поставщик получил преимущество.
Если исключения регулярно применяются в отношении одного и того же контрагента, это уже не просто единичная нестандартная ситуация.
Как проводится проверка отдела закупок
Полноценная проверка обычно начинается с определения периода и границ исследования.
Невозможно одновременно детально проанализировать каждую закупку крупной компании за несколько лет. Поэтому сначала определяются наиболее рискованные направления.
Например:
- крупнейшие договоры;
- закупки у новых поставщиков;
- сделки с посредниками;
- операции с существенным ростом стоимости;
- закупки, проведенные с исключениями;
- контрагенты, связанные с сотрудниками;
- поставщики, получающие непропорционально большой объем заказов.
После этого формируется выборка.
Этап 1. Изучение процесса
Необходимо понять, как закупка должна проходить по внутренним правилам и как она происходит фактически.
Этап 2. Анализ документов
Проверяются заявки, предложения, договоры, платежи, акты и другие документы.
Этап 3. Анализ контрагентов
Изучаются поставщики, их руководители, владельцы, деловая история, связи и соответствие заявленным возможностям.
Этап 4. Сравнение цен
Стоимость сопоставляется с альтернативными предложениями, предыдущими закупками и другими доступными источниками.
Этап 5. Анализ действий сотрудников
Определяется, кто и на каком этапе принимал решения и мог ли влиять на результат.
Этап 6. Сопоставление фактов
Документы сравниваются с реальными поставками, платежами, складскими данными и результатами работ.
Этап 7. Определение причин
Важно установить не только сам факт отклонения, но и почему оно возникло.
Этап 8. Оценка последствий
Если обнаружены финансовые потери, необходимо определить их размер или хотя бы диапазон, который можно подтвердить имеющимися данными.
Какие результаты может дать проверка
В результате компания может обнаружить совершенно разные проблемы.
Например:
Процесс работает корректно.
Проверка показывает, что отклонения имеют объективные причины, а выбор поставщика подтверждается документами и экономическими расчетами.
Есть организационные недостатки.
Закупки не контролируются должным образом, полномочия распределены неправильно, отсутствует независимая проверка.
Есть признаки конфликта интересов.
Сотрудник связан с контрагентом и участвовал в принятии решений по его договорам.
Выявлены необоснованные переплаты.
Стоимость закупок существенно превышает сопоставимые предложения без достаточного экономического объяснения.
Есть признаки злоупотреблений.
Обнаруживаются связанные операции, фиктивные документы, необоснованные платежи или другие обстоятельства, требующие дополнительного расследования.
Важно, что результат проверки не должен сводиться к формулировке «сотрудник подозрителен».
Гораздо полезнее установить конкретные факты: какая операция вызывает вопросы, на каком этапе возникло отклонение, кто принимал решение, какой ущерб мог возникнуть и какие изменения необходимы для предотвращения повторения ситуации.
Что делать, если нарушения уже выявлены
Если проверка обнаружила серьезные отклонения, прежде всего необходимо зафиксировать имеющиеся сведения.
Важно сохранить:
- договоры;
- коммерческие предложения;
- переписку;
- платежные документы;
- данные учетных систем;
- сведения о поставках;
- информацию о связанных компаниях;
- документы, подтверждающие фактический результат.
При этом не стоит преждевременно делать выводы о виновности конкретного сотрудника.
Сначала необходимо установить факты и проверить альтернативные объяснения.
Если есть признаки системного нарушения, может потребоваться внутреннее расследование, в ходе которого устанавливаются обстоятельства произошедшего, круг участников и размер возможного ущерба.
Если выявленные обстоятельства указывают на возможное злоупотребление или мошеннические действия, важно рассматривать ситуацию не как отдельную ошибку в закупке, а как потенциальную угрозу для всей системы корпоративной безопасности. О признаках корпоративного мошенничества и способах его раннего выявления — в статье «Как выявить корпоративное мошенничество до того, как компания понесет убытки».
Одновременно компании стоит подумать о сохранении доказательств и ограничении доступа к спорным процессам, если существует риск продолжения нарушений.
Как снизить риски в отделе закупок
Проверка позволяет обнаружить проблему, но для долгосрочного результата необходимо изменить саму систему.
Разделять полномочия
Желательно, чтобы один сотрудник не контролировал всю цепочку от возникновения потребности до оплаты и приемки.
Сравнивать предложения
Для значимых закупок стоит предусмотреть понятный порядок сравнения поставщиков и фиксации причин выбора.
Контролировать исключения
Каждое отступление от стандартного порядка должно иметь объяснение и соответствующее согласование.
Проверять контрагентов
Особенно если речь идет о крупных договорах, новых поставщиках и компаниях, которые получают значительную долю заказов.
Анализировать цены
Периодическое сравнение стоимости позволяет обнаруживать переплаты еще до того, как они становятся существенными.
Контролировать связанные операции
Несколько небольших договоров могут быть частью одной крупной закупки. Поэтому операции важно анализировать не только по отдельности, но и в совокупности.
Проводить периодические проверки
Даже хорошо работающий процесс со временем может стать уязвимым. Меняются сотрудники, поставщики, структура компании и условия рынка.
Поэтому контроль закупок должен быть регулярным, а не проводиться только после возникновения подозрений.
Когда компании стоит провести проверку отдела закупок
Поводом для более глубокого анализа могут стать:
- резкий рост расходов;
- увеличение стоимости закупок без очевидной причины;
- постоянная работа с узким кругом поставщиков;
- частые исключения из внутренних процедур;
- жалобы на действия сотрудников;
- обнаружение связей между сотрудниками и контрагентами;
- повторяющиеся дополнительные соглашения;
- дробление договоров;
- существенное расхождение между документами и фактическими поставками;
- появление новых посредников;
- необычные условия оплаты;
- невозможность объяснить выбор конкретного поставщика.
Также проверка может быть полезна после смены руководителя закупочного подразделения или при передаче ключевых полномочий новому сотруднику.
Необязательно ждать, пока компания столкнется с прямыми финансовыми потерями.
Чем раньше выявляется слабое место процесса, тем проще его изменить.
Проверять нужно не только сотрудников, но и систему
Даже добросовестные сотрудники могут работать в системе, которая сама создает условия для ошибок и злоупотреблений.
Если сотрудник одновременно выбирает поставщика, согласует цену, подписывает документы и принимает результат, компания практически не имеет независимой точки контроля.
Поэтому эффективная проверка отдела закупок должна отвечать сразу на несколько вопросов:
- насколько прозрачно принимаются решения;
- насколько обоснованы цены;
- действительно ли существует конкуренция между поставщиками;
- нет ли скрытых связей;
- соответствуют ли документы фактическим операциям;
- достаточно ли разделены полномочия;
- где компания может терять деньги;
- какие изменения снизят выявленные риски.
Такой подход позволяет перейти от поиска отдельных нарушений к полноценному контролю закупочного процесса.
Как СБ 365 помогает проверить отдел закупок
СБ 365 проводит проверки закупочных процессов и помогает компаниям выявлять финансовые и организационные риски.
Специалисты могут анализировать документы и бизнес-процессы, проверять поставщиков и связанные с ними компании, сопоставлять стоимость закупок, изучать действия ответственных сотрудников и восстанавливать последовательность принятия решений.
Особое внимание уделяется ситуациям, в которых есть признаки необоснованного выбора поставщика, завышения стоимости, скрытой аффилированности, дробления закупок или обхода внутренних процедур.
По результатам проверки компания получает не только информацию о выявленных проблемах, но и понимание того, на каком этапе возник риск и какие изменения в закупочном процессе помогут снизить вероятность повторения ситуации.
Для бизнеса это особенно важно: контроль закупок должен защищать не только от уже совершенных злоупотреблений, но и от условий, которые позволяют им возникать.