Есть регламент проверки контрагентов. Есть сотрудник, который готовит заключения. Есть база ХХХ (назовем ее «авторитетный источник»). Казалось бы, защита на уровне, но есть одно «но» – человеческий фактор.
При проверке крупного подрядчика отрицательное заключение профильного специалиста было проигнорировано, а положительное решение выдал сотрудник без необходимых полномочий. В результате компания заключила договор с подрядчиком, который не имел ресурсов для выполнения работ.
Мы выявили причины сбоя в процессе согласования, зафиксировали нарушения, внедрили двухуровневую проверку подрядчиков и автоматическую блокировку сделок при наличии отрицательного заключения уполномоченного специалиста.
К нам обратилась компания, реализующая крупные проекты с привлечением подрядных организаций. Руководство столкнулось с финансовыми потерями после заключения договора с подрядчиком, который не смог выполнить принятые на себя обязательства. Перед нами поставили задачу установить причины произошедшего, выявить слабые места в процессе проверки контрагентов и исключить повторение подобных ситуаций.
Дано: крупный договор подряда. Сотрудник А (специалист по финансовому мониторингу) получает задание проверить поставщика, делает свою работу и выдает отрицательное заключение: компания не тянет, риски зашкаливают.
Что сделал запросивший проверку (менеджер сделки)? Идет не к начальнику, а, во время отсутствия сотрудника А, к другому сотруднику службы безопасности — коллеге первого, которого убеждает, по причине отсутствия А, выдать заключение, «т.к. нужно срочно». У того нет полномочий, нет компетенций в оценке финансового состояния, но есть доступ к базе ХХХ. И коллега «по дружбе» или за кофе выдает положительное заключение – просто потому что в базе ХХХ компания имеет хороший рейтинг, больше его ничего не интересует.
Сделка подписана. Деньги пошли, качество и сроки не соответствуют заявленному.
Расследование
Наши сотрудники провели выездную проверку на объекте::
- Компания-подрядчик — «фиктивная». В штате 7 человек. Все — офисные клерки, не имеющие отношения к профилю работ.
- Директор этой компании в свободное время подрабатывает… репетитором по русскому языку для детей.
- Заказанные услуги физически не могли быть выполнены с должным уровнем качества. Нет техники, нет прораба, нет опыта.
Итог: Срочно ищется новый подрядчик, начинается долгая судебная история по возврату уплаченных денежных средств.
Иногда главная проблема — не внешний враг, а отсутствие сквозного бизнес-процесса и внутренняя кулуарщина, когда один сотрудник перечеркивает работу другого не потому, что есть основания, а потому что «попросили быстро».
База ХХХ — это инструмент, которым нужно уметь пользоваться. Положительный не означает, что у компании есть относящиеся к контракту сотрудники и техника, как и не подтверждает компетенции работников.
Почему это вообще произошло?
Причина одна — отсутствие прописанного бизнес-процесса и ответственности за его неисполнение.
Что сделали мы?
- Зафиксировали факт выдачи положительного заключения неуполномоченным лицом (акт внутреннего расследования).
- Сравнили штатную численность подрядчика с объемом работ — физическая нереализуемость доказана.
- Внедрили двухуровневую проверку:
- Первичная — финансовый мониторинг.
- Вторичная — технический специалист (могут ли выполнить) – с указанием критериев, когда необходим физический выезд к подрядчику.
- Поставили автоматическую блокировку: если есть хоть одно отрицательное заключение от уполномоченного сотрудника — сделка не проходит, пока его не отменит специальная комиссия (директор по безопасности + финансовый директор).
Почему важно контролировать не только результат, но и процесс
Даже самая качественная проверка подрядчика не принесет результата, если ее можно обойти. Отсутствие четко регламентированного процесса согласования, распределения полномочий и контроля за исполнением процедур создает риски, которые могут привести к финансовым потерям, судебным спорам и срыву проектов.
Специалисты СБ 365 помогут провести аудит действующих бизнес-процессов, выявить уязвимые места в системе проверки контрагентов, разработать прозрачные механизмы согласования и внедрить инструменты, исключающие принятие критически важных решений в обход установленных правил.
Задайте себе один вопрос: может ли в вашей компании решение профильного специалиста быть изменено без объективных оснований и предусмотренной процедуры? Если ответ неочевиден, возможно, именно сейчас стоит проверить, насколько надежно выстроены ваши процессы.