Бухгалтерия отчиталась, что годовая инвентаризация проведена, акты подписаны. Однако срок проведения инвентаризации вызвал вопросы – обозначенный объем большого производства физически проверить за указанные несколько дней достаточно сложно, на наш взгляд – практически невозможно, в ведомости, выдаваемые проверяющим, были указаны только позиции (без сумм / цен). Возник вопрос, что и как проверяли.
В некоторых карточках учета основных средств отсутствовали заводские номера и характеристики, что не позволяло установить полноту и точность проведенной годовой инвентаризации основных средств.
Мы перестроили систему учета имущества на этом объекте, заставив каждую единицу ОС иметь цифровой след. А еще — помогли руководству снять с себя потенциальную уголовную ответственность, зафиксировав факт подлога.
К нам обратилась компания с просьбой подтвердить результаты инвентаризации основных средств. Мы отобрали несколько позиций для выборочной проверки адекватности учета – куда попал, в том числе «кран строительный». После чего совместно с сотрудником СБ предприятия нами было выявлено грубое несоответствие документов фактическому положению дел. А именно, материально ответственное лицо (МОЛ) показало кран-балку, которая перемещалась по направляющим исключительно за счет физической силы сотрудников, которые тянули её на обычной веревке синего цвета. Стоимость такого «чуда инженерной мысли» не превышала 2 тысячи долларов с учетом доставки и установки. Смотрим дальше – в документах за подписью ОТК — та же ситуация: ни характеристик, ни номеров, просто «кран».
Расследование
Наши сотрудники пошли по цепочке:
- Подняли проектную документацию
- Подняли первичные документы на размещение заказа
- Подняли платежное поручение и акт сверки с поставщиком
- Сравнили с тем, что стоит в цеху и тянет веревку.
Результат: Первоначально предприятие заказало и полностью оплатило строительный подъемный кран ценой 25 тысяч долларов. В цеху стояла кран-балка за 2 тысячи.
Потери: 23 тысячи долларов прямого ущерба, а вместе с ними — риск травматизма и уголовной ответственности руководства.
Резюме после внутреннего расследования
- Отсутствие заводских номеров в базе = это не про «забыли занести бумажки в бухгалтерию». Если вы не контролируете идентификацию — вы не контролируете имущество.
- Почему ситуация вообще оказалась возможной — кто должен проверять ОТК? Если в приемке нет конкретных характеристик — фирма принимает «воздух».
- Инвентаризация «для галочки» = убыток, который после легализации во время ближайшей годовой инвентаризации становится невозвратным.
Хотите проверить ваши основные средства и инструменты?
Закажите выборочный аудит основных средств. Это дешевле, чем купить еще одну веревку за 23 000$.