Крупное производство. Химия. Продукция хранится в конусах, загружается в машины и ж/д вагоны как в фасованном виде (мешки), так и «насыпью». Инвентаризация проводилась еженедельно, при этом фактические данные (объем конуса) рассчитываются математически с помощью лазерного дальномера. Формула получается длинная и красивая (т.к. конусов несколько), но абсолютно бесполезная для реального контроля.
Конвейерные весы, через которые продукция шла на отгрузку, не были интегрированы в общий контур АСУ, то есть система видела только то, что упаковано в мешок, а то, что ушло насыпью, считалось «по нормативу».
Мы документально зафиксировали расхождения между фактическими данными и системой учета, подключили конвейерные весы к общему контуру АСУ и внедрили обязательное взвешивание каждой машины и железнодорожного вагона при отгрузке продукции насыпью, исключив «слепые зоны» в учете.
К нам обратилась крупная производственная компания, уверенная, что система учета работает без сбоев: инвентаризация проводилась еженедельно, остатки сходились, а статистическая погрешность оставалась в пределах нормы. Задача заключалась в независимой проверке достоверности учета и поиске возможных скрытых потерь.
Метод инвентаризации: На бумаге – очень красиво: остановка производства, еженедельные замеры с одно и то же время (6 утра), химический анализ (содержание основного вещества), расчет объема. И каждый раз — красивая статистическая погрешность «по остатку». Никто не бил тревогу, потому что цифры погрешности остатка «сходились» в пределах нормы (и никто не задумывался, что 1% на погрешности на остаток и 1% погрешности с объема выпуска – это на порядок разные цифры).
Вопрос на полмиллиарда: А что происходит на самом деле?
Расследование
Наши сотрудники (люди, которые любят не только математику, но и физику с бизнес-процессами) сделали простую вещь: пошли по производственной цепочке, переписывая показания со всех контрольных точек (одновременно сверяя с журналами учета), пока не дошли до «обрыва» цепочки, где были обнаружены не подключенные к общей системы АСУ конвейерные весы. С них были сняты показания (одновременно обнаружилось, что часть данных отсутствует – несколько месяцев «из-за обрыва линии» данные фиксировались «на временном сервере», который в результате не сохранился. О данном событии сотрудники центрального московского офиса также не были осведомлены, по причине не включенности весов в общий контур.
Результат после проверки – за год через эти весы прошло продукции на 500 млн. рублей больше, чем было учтено документально при полной иллюзии учета.
Что сделали мы?
- Зафиксировали актом расхождение между показаниями конвейерных весов и учетными данными за 12 месяцев.
- Переподключили весы в контур АСУ (стоимость работ — копейки по сравнению с потерями).
- Внедрили обязательное взвешивание каждой машины и вагона при отгрузке насыпью.
Почему идеальная инвентаризация не гарантирует точный учет
Можно настроить идеальный учет на отдельном участке и выстроить процесс инвентаризации, приучив сотрудников к еженедельной проверке в 6 утра. Но пока отсутствует сквозной физический учет — это работа вслепую.
Вам тоже кажется, что ваша инвентаризация точна – просто потому, что Вы делаете ее часто и «все сходится»? Проверьте бизнес-процесс – физически, ногами. Сравните фактические показания за месяц с теми, что ушли в учет. Вы удивитесь — возможно, не в лучшую сторону.
Если вы хотите убедиться, что система учета действительно отражает реальное движение продукции, мы готовы провести аудит производственной цепочки: проверить соответствие фактических данных учетным, выявить «слепые зоны» в системе контроля, найти причины расхождений и предложить решения, которые обеспечат полный сквозной учет и исключат скрытые потери.